Zarządzanie

15 typowych problemów dla zapewnienia efektywności procesów

Prawdą jest, że każdemu menadżerowi zależy (kolokwialnie mówiąc) „na dowiezieniu wyniku”. Wyzwaniem staję się znalezienie właściwego sposobu, dysponując ograniczonymi zasobami. Na przestrzeni ostatnich lat i zebranych doświadczeń z projektów optymalizacyjnych, stwierdzić można jedno. Uzyskanie odpowiedniego (wskaźnika) stopnia efektywności nie jest dziełem przypadku i intuicji menadżera. Spójny system, plan działania (dobrze skrojony plan strategiczny) oraz konsekwencja w znaczący sposób oddziałują na osiągane wyniki, tym samym na ciągłą poprawę efektywności biznesowej.

Na tej podstawie zebraliśmy 15 typowych problemów, które negatywnie wpływają na efektywność procesów. Kolejność nie odzwierciedla ważności wskazanych problemów.

Brak opisanych procesów biznesowych – Kluczowe staje się jasne zdefiniowanie i udokumentowanie procesów biznesowych. Brak opisów procesów może prowadzić do chaosu, nieporozumień i powtarzalnych błędów.
Niezrozumiały i często zmieniający się przebieg procesu – Częste zmiany w przebiegu procesów mogą wprowadzać zamieszanie i utrudniać pracownikom skuteczną realizację zadań.
Wprowadzanie ad hockowych zmian w przebiegu procesów lub podprocesów oraz pracy – Nadmierne wprowadzanie nagłych zmian w procesach bez analizy i planu może zaburzać ich skuteczność.
Brak lub lekceważenie standardów firmowych. Standardy firmowe są wyróżnikiem dla zapewnienia jakości pracy i obsługi klienta.
Szczątkowe informacje (dane) niezbędne do realizacji zadań w procesie. Brak dostępu do niezbędnych informacji znacznie opóźnia i utrudnia pracę.
Wykonywanie wielu, często powielanych, a nawet zbędnych czynności. Efektywność oznacza poszukiwanie i eliminowanie zbędnych lub nadmiernie powtarzanych czynności. To niepisane zadanie każdego menadżera.
Wąskie gardło decyzyjne. Wiele kluczowych zadań realizowanych przez jedną osobę.
Komunikacja oparta na domysłach i wyparciu (to nie moja rola, odpowiedzialność…).
Rozmyta odpowiedzialność. Niejednokrotnie prowadzi to błahych konfliktów wewnątrz zespołu i organizacji.
Raportowanie, z którego nikt nie korzysta.
Strategia firmy nie została powiązana z procesami. Niedopasowanie procesów biznesowych do strategii przedsiębiorstwa prowadzi do rozproszenia i braku spójności w działaniach poszczególnych osób i działów (obszarów) firmy.
Każdy pracownik inaczej realizuje dany proces oraz swoje obowiązki – Różnice w podejściu pracowników mogą prowadzić do niejednoznaczności i błędów.
Brak czasu lub niski priorytet na szkolenie pracowników – Inwestycja w rozwijanie kompetencji pracowników jest niezbędna dla poprawy efektywność.
Ignorowanie procesowego podejścia do zarządzania przedsiębiorstwem – Zarządzanie procesami jest jak system naczyń połączonych.
Lęk przed własną niewiedzą (nie wypada szefowi nie wiedzieć, cyt. “…przecież jest szefem”). Wewnętrznie może to powodować opór i ograniczenie potencjału do rozwoju i doskonalenia.